• 2911997

Учитесь управлять своим временем

Пост обновлен 29 дек. 2018 г.


Составление списка дел вовсе не есть простым перечислением всех возможных задач. Эффективный список должен все задачи распределить таким образом, что позволяет их выполнить. Успешный список должен вести к завершению всех пунктов.

СОСТАВЛЯЕМ ИДЕАЛЬНЫЙ СПИСОК

Думайте о сегодняшнем дне

Список дел на день должен быть реалистичным и четким. В него включаются лишь те задания, которые вы действительно можете сделать за день. Чтобы проверить реальность списка, достаточно по каждому пункту спросить себя: «Могу ли я прямо сейчас начать выполнять это задание ?» Если вы не можете ответить утвердительно, то перепишите данный пункт.

Список дел на день вовсе не перечень глобальных целей. Ваши глобальные цели должны быть выписаны отдельно. И для каждой из них лучше иметь отдельный план. На их основании как раз составляются списки дел на день. Точно также можно составлять отдельные месячные и недельные планы.

Идеальный ежедневный список имеет вид оперативного плана на день. Дробите задания

Это правило входит в число основных правил идеального списка дел. Абстрактных заданий в списке не должно быть.

При четком дроблении задач на выполнение большинства пунктов из списка не потребуется более 10-15 минут. Но если такая детализация утомляет вас, можно остановиться на уровне 30-40 минут.

Например, вам нужно обновить обивку дивана. Можно просто записать «Вызвать мастера». Но при этом вам необходимо проделать целую цепочку:

отыскать несколько мастерских;найти их телефоны;узнать цены и сравнить;выбрать конкретную мастерскую;позвонить и вызвать мастера.

Детализация позволяет представить путь как последовательность несложных шагов. Одним взором вы можете оценить всю картину своей деятельности. Вы можете разнести эти шаги на несколько дней. И проходить продуманную цепочку намного быстрее, ибо не надо тратить время на анализ, что нужно делать дальше. Четко подбирайте слова

Иногда человеку тяжело приступить к конкретным действиям. Причем ступор возникает не из-за сложности задания, а из-за его неправильной постановки. Мозг любит четкие указания.

Сравните, к примеру, две фразы: «Решить вопрос с телефоном» и «Отнести телефон в ремонт». На первый взгляд, они идентичны. Но мозг будет обрабатывать их по-разному. В первом случае мы имеем обобщенное описание желания что-то сделать. Здесь нет ответа на вопрос «Что делать?» Поэтому нужны дополнительные усилия на составление плана действий. Второй вариант сразу же предлагает конкретное действие. Думать не надо. Бери и делай.

Основная цель списка дел – эффективно распределить свое время, чтобы решить все поставленные на день задачи. Каждый пункт вашего списка должен вести к решению. Поэтому при его написании используйте слова, что максимально точно описывают нужные действия. Четко ранжируйте задания

Если просто перечислить все задачи дня, то эффект от такого списка дел будет минимальным. Ибо он не гарантирует рационального использования времени и исполнения всех важных задач. Для увеличения эффективности своей работы надо проранжировать задачи, то есть расставить их по приоритету. Идеальным помощником в этом является матрица Эйзенхауэр . Видный военный и политический деятель, 34-й президент США, Эйзенхауэр за день должен был переделывать очень много дел. Эту матрицу он придумал для увеличения продуктивности и эффективности труда. Она стала его любимым инструментом при планировании.

Если же данная техника для вас чересчур сложна, просто переставьте пункты своего списка по важности. В начале всегда стоять самые важные задания. Дальнейшая цепочка выстраивается по убыванию важности дел. Организовывайте свою работу строго по списку. Тогда даже если вы что-то не успеваете, сей факт для вас будет мало значим. Поскольку упущенное дело не столь важно для вас. Введите временную градацию

В идеальном списке на каждый пункт должен быть продуман промежуток времени. В каждой строчке должны быть указаны минуты, что нужны для его выполнения. Часто трудно определить точное время. В начале ваши цифры могут очень сильно отличаться от реальных. Но постепенно придет опыт, и вы будете указывать более точные промежутки.

Прежде всего, временная градация позволяет реально оценить возможность реализации всего запланированного. Простой перечень заданий может обмануть, а чтобы проверить реальность плана, достаточно сложить все цифры. Итоговое число покажет общее время, что, по-вашему, нужно для выполнения всех пунктов списка.

Если на выполнение всех дел потребуется гораздо больше времени, чем у вас есть, то список следует пересмотреть. Как ни крути, 25-й час в сутках не появится.

Второй большой плюс временной градации списка – возможность эффективной организации рабочего времени. Если, к примеру, вы сделали задание на 15 минут раньше срока, то в эти 15 минут спокойно можно сделать новое дело, рассчитанное как раз на это время.

ВЫПОЛНЯЕМ ЗАДАНИЯ СПИСКА Начинайте с легкого старта

Свой трудовой день можно начинать по-разному. При экстремальном подходе человек мобилизует силу воли, собирает себя в кулак и начинает действовать, невзирая на «хочу – не хочу». Еще есть путь медленной раскачки: чашка кофе, перекур, приятная беседа с коллегами. К работе приступают где-то через час. Но действовать начинают не сразу, ибо нужна еще настройка.

Первый путь труден. Его выбирают люди с сильной волей. В общей массе народа их не так уж много. Большинство же людей жалуются, что с утра им трудно «раскачаться». Массу времени они тратят, чтобы войти в трудовой ритм. Таким людям лучше всего начинать свой день с чего-то простого. Впишите в свой список дела на 1-2 минуты. Например, «убрать бумаги со стола», «почистить клавиатуру», «добавить бумагу в принтер». Такие простые действия позволяют настроить свой мозг на работу, не вызывая у него отрицания. Через 10-15 минут такой деятельности вы запросто войдете в трудовой ритм. Постоянно контролируйте себя

Рабочий день ограничен и в него можно уложить лишь определенное количество дел. А если хочется сделать больше, то надо или отказаться от чего-то, или захватить личное время, что не есть хорошо. Человек должен жить не только работой. Ему нужен нормальный отдых, чтобы не «перегореть». Не стоит тешить себя иллюзиями, что энтузиазм и высокая работоспособность помогут сделать все.

Даже, если усердно применять техника повышения продуктивности , то это добавит лишь несколько часов. Но результативность ваших действий это вовсе не гарантирует.

Единственный способ результативного использования своего времени – постоянный контроль за тем, что ты делаешь. Чтобы не отвлекаться на пустые и малозначащие дела, почаще спрашивайте себя:

Зачем я это делаю?Действительно ли это лучшее время для этого?Действительно ли я сделаю это лучше других?Что будет, если я это не сделаю?

Если вы хотите научиться эффективно управлять своим временем, то данная привычка станет лучшим способом достижения вашего желания. Вычеркивайте сразу

Вычеркивание очень хорошо мотивирует на работу. Как только выполните задание, сразу вычеркните его из своего списка или выделите соответствующую строчку цветным маркером (на цветной список смотреть веселее). Это позволит увидеть образную картину того, что сделано, и того, что еще надо сделать. Потом легче сфокусироваться на выполнении еще не сделанных дел.

В этом работа со списком напоминает подъем в гору. Чем ближе вершина, тем больше сил появляется у человека. Он видит близкое завершение нелегкого пути и хочет достичь ее как можно быстрее.

Стремительное «худение» списка прибавляет дополнительные силы. Чем меньше нерешенных задач остается в вашем списке, тем выше уверенность, что вы успеете все сделать.

Если хотите добавить себе еще мотивации, в конце дня напишите на своем списке: «Я – молодец! Я сделал это!». Сохраните список. Эта надпись может стать для вас лучшим мотиватором не только на следующий день, но и в тот период, когда вас вдруг начнет одолевать лень. Мотивируйте себя

При долгом движении к большей цели легко впасть в ступор. Да, пешком можно отшагать и тысячу миль. Раньше так и ходили, например, паломники, и не только они. Люди тогда жили в мире других скоростей и других категорий.

Сейчас же все стремятся к быстрым результатам. Один незначительный шажок, если не видишь результата, не прибавляет энтузиазма. Постепенно человек теряет мотивацию и энергию. И если это случается, то ему надо найти новые источники, что будут мотивировать его. Это также важно, если одолевает лень и ничего не хочется делать.

В таких случаях придумайте себе небольшие приятные вознаграждения за выполнение каждой задачи – чашечка кофе, прогулка, просмотр новостей в сети и т.п. Добавит энтузиазма и «украшение» списка. Приятным дополнением к тексту станут небольшие смысловые картинки. Можно найти иконки для разных видов мотивации. Согласитесь, картинка с чашкой ароматного кофе более вдохновляет, чем простая фраза.

Но вообще-то самой лучшей мотивацией служит достойная цель. Вот почему важно ставит именно свои цели. А чтобы не потеряться в тумане рутины, всеми способами напоминайте себе о том, куда вы идете. Будьте обязательны

К успеху ведет лишь действие. Список, который не выполняется, ничего не дает. Каждый пункт списка должен быть для вас обязательным. Поэтому очень важно тщательно прописывать его с учетом пяти приведенных выше советов.

Помните, что за время, потраченное на несущественное дело, можно было бы сделать другое задание. Так что в вашем списке должны быть действительно важные дела. Хороший совет – составлять список по принципу 1–3–5:

одна главная задача дня;три важных дела (ведут к поставленным целям);пять остальных задач.

На день у вас всего девять задач. Много это или мало? Критерием может служить результативность ваших действий. Если вы каждый день продвигаетесь к своей цели, то все прекрасно.

Если вы не уверены, что данное задание вообще нужно выполнять, уберите его из списка. А все написанное становится для вас законом. Принцип достаточно жесткий. Выполнение его требует больших усилий и самодисциплины.

Если вы видите, что не успеваете сделать все дела по списку, то остановитесь и поищите причину. Возможно, в вашем списке слишком много заданий. Возможно, вы неверно рассчитываете временную градацию или что-то упускаете, например, не учитываете время на дорогу.

Вообще-то в списке обязательно должны быть предусмотрены временные запасы. Тогда, если план рушится, всегда есть запас времени, чтобы войти в рамки графика.

В жизни не должно быть хаоса. Наведите порядок в своей жизни.

Просмотров: 44

© 2017 "ИНФОРС" Все права защещины.

Авторские права. Товарные знаки

Все права на все логотипы, изображения, товарные знаки, информационных и других ресурсов, или любые другие материалы защищены  и    поэтому охраняется соответствующим законодательством. Несанкционированное использование любого из описанного, является и   будет   рассматриваться

как нарушение и ответственность будет в соответствии с действующим законодательством.